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【第1篇】物业设施设备档案管理制度-9
物业设施设备档案管理制度9
1目的
对设施设备技术资料进行控制,确保设施设备的可追溯性。
2适用范围
适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和控制。
3职责
3.1工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制。
3..2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。
3..3各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。
4操作步骤
4.1技术资料的收集
4.1.1新购设备技术资料的收集
4.1.1.1新购设备进行开箱验收时,工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。
4.1.1.2设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。如使用部门需要技术资料,工程技术部档案员可对其进行复印,并将复印件提供给使用部门。
4.1.1.3复印份数及分发情况必须如实记录。
4.1.2新管理小区技术资料的收集
公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。接管验收完毕后,接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。小区可保留备份件或复印件。
4.1.3其他技术资料的收集
4.1.3.1工程技术部文员平时应注意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。
4.1.3.2工程技术部文员平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。
4.2技术资料的存档
4.2.1技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。
4.2.2工程技术部文员负责对技术资料进行编号。
4.2.3工程技术部文员应建立“技术资料登记表”,记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。
4.3技术资料的使用
4.3.1技术资料如有分发需要,应由工程技术部经理确定分发范围,核定分发数额。由文员进行复印,核对无误后并进行分发,同时填制“技术资料发放表”。
4.3.2公司员工需要查阅相关的设备技术资料,必须出示部门负责人的批条,并经工程技术部经理同意。
4.4技术资料的作废
4.4.1符合作废条件的技术资料应予以处理
以下情况技术资料要进行作废处理:
a)该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触,或被其明令禁止;
b)已被淘汰的设备的技术资料;
c)因本身存在较大错误,被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。
4.4.2技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。
4.4.3已经发放的技术资料由工程技术部办公室按“技术资料发放表”限期三日收回。
4.4.4所有作废的技术资料必须加盖“作废”章,同时填写“作废技术资料处理记录表”,并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。
4.4.5因任何目的需要保留的作废文件,须经工程技术部经理批准后,加盖“保留”章后方可保留。
5记录
技术资料发放表
技术资料登记表
作废技术资料处理记录表
【第2篇】物业设施设备档案管理制度
物业设施设备档案管理制度
1目的对设施设备技术资料进行控制,确保设施设备的可追溯性。
2适用范围适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和控制。
3职责
3.1工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制。
3. .2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。
3. .3各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。
4操作步骤
4.1技术资料的收集
4.1.1新购设备技术资料的收集
4.1.1.1 新购设备进行开箱验收时,工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。
4.1.1.2 设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。
如使用部门需要技术资料,工程技术部档案员可对其进行复印,并将复印件提供给使用部门。
4.1.1.3 复印份数及分发情况必须如实记录。
4.1.2新管理小区技术资料的收集公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。
接管验收完毕后,接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。
小区可保留备份件或复印件。
4.1.3其他技术资料的收集
4.1.3.1 工程技术部文员平时应注意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。
4.1.3.2 工程技术部文员平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。
4.2技术资料的存档
4.2.1 技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。
4.2.2 工程技术部文员负责对技术资料进行编号。
4.2.3 工程技术部文员应建立“技术资料登记表”,记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。
4.3技术资料的使用
4.3.1 技术资料如有分发需要,应由工程技术部经理确定分发范围,核定分发数额。
由文员进行复印,核对无误后并进行分发,同时填制“技术资料发放表”。
4.3.2 公司员工需要查阅相关的设备技术资料,必须出示部门负责人的批条,并经工程技术部经理同意。
4.4技术资料的作废
4.4.1符合作废条件的技术资料应予以处理以下情况技术资料要进行作废处理:a)该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触,或被其明令禁止;
b)已被淘汰的设备的技术资料;
c)因本身存在较大错误,被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。
4.4.2技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。
4.4.3已经发放的技术资料由工程技术部办公室按“技术资料发放表”限期三日收回。
4.4.4 所有作废的技术资料必须加盖“作废”章,同时填写“作废技术资料处理记录表”,并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。
4.4.5 因任何目的需要保留的作废文件,须经工程技术部经理批准后,加盖“保留”章后方可保留。
5记录技术资料发放表。
【第3篇】物业设施设备管理规程制度
目的
通过对设施设备的管理,使所有机电设备在使用过程中处于完好状态,满足服务的要求
工作范围
1. 供配电系统设备:高、低压配电柜、变压器、发电机组、电气“三箱”(动力配电箱/柜,照明配电箱/柜,控制箱/柜)。
2. 给排水系统设备:各类给排水水泵、加压气罐及其附属设施、各类阀门。
3. 消防系统设备:电消防设备、水消防设备(消火栓及喷淋系统)、co2气体灭火设备、防排烟设备、防火卷帘、疏散指示。
4. 电梯设备:各类电梯及其附属设备。
5. 弱电系统设备:电视、电话系统设备、无线电对讲系统设备、智能化系统设备(楼宇对讲、闭路监视、防盗报警、门禁、停车场设备等)。
6. 通风系统设备:通风设备及其附属设备。
工作项目
1. 设备的接管验收按照《物业接管验收管理规程》执行。
2. 设备的标识
① 所有的设备房须标识其名称及责任人姓名(或代码)。
② 所有设备按套或单机悬挂《设备卡》,标识该设备的技术参数及标识其设备编号等。
③ 对故障设备须悬挂“待维修”或“维修中”告示牌。
3. 设备档案管理
① 管理处负责建立设备的技术资料档案及图纸档案,负责建立《设施设备台账》。
② 工程维修中心负责指导、监督各管理处设备档案的管理工作,并对重要的设备资料做备份。
4. 设备的运行
① 设备按不同系统划分责任区域,责任区域内确定责任人。
② 维修主管负责监督相关责任人做好设备的运行管理。
③ 值班室/巡逻值班员负责将监控/检查到的异常情况,及时通知设备责任人或主管处理,并做好记录。
④ 工程维修中心对各管理处机电设备的运行情况进行督查。
5. 设备的维修
① 设备维修须填发九千记录表格,重要设备或影响范围较大的维修项目,须办理《工作联系单》。
②在运行监控或维修保养中发现的可以在短时间内排除的一般故障,维修期限应不超过8小时,若超过8小时,应及时向维修主管报告,请求主管及有关专业人员提供技术支援,限期解决。
③设备发生重大故障或操作人员因违反操作规程引发设备责任事故,维修主管应立即组织机电人员采取应急措施进行抢修,并及时向管理处负责人和公司领导报告,防止故障或事故扩大。
④ 夜间发生,不影响业主(住户)生活、工作和产生严重后果的机电设备故障,可以在次日进行维修。
⑤需要委外维修的设备,费用在500元以内,维修主管填写《有偿/委托联系单》,报管理处主任审批后执行;费用在500元以上,需报请公司领导批准后执行。
工作项目
5.设备维修
⑥对在保修期内的设备故障,首先通知设备供应商或保修单位,按照原设备订货安装合同或三方签订的《________保修期协议书》上的相关条款执行。
⑦因设备维修或保养须中断系统或设备正常工作的,须提前申报管理处主任审批,并提前24小时通知业主(住户);因突发事件使系统或设备不能正常工作的,应在1小时内联系有关部门处理,并向业主(住户)做好解释工作。
6. 设备的保养
①每年12月份,各管理处维修主管对大的维修保养项目,编制下年度《设施设备年度保养计划》;公司工程维修中心根据各管理处的设备状况,负责编制下年度《设施设备大中修(改造)计划表》。
② 水电技工按照各设施设备的检查保养内容、周期及年度保养计划,对各设备进行维护和保养,填写相关检查保养记录表。
③ 分包给专业公司进行维护保养的设备,按照签订的有关维护保养合同执行。
④ 水电技工负责各自责任区内的设备房及其设备外表面的清洁保养,保持环境清洁,无积尘、无积水、无油渍等
。
⑤公司工程维修中心按照机电设备大、中修(改造)计划,组织相关管理处及人员进行设备的大、中修保养及更新改造,并填写相关记录表格,同时需将主要零部件更换及大中修(改造)情况记录在《设施设备台账》中。
7. 库存设备的管理
①闲置设备和暂停使用设备,由所属部门负责管理,并做好记录。存放地点必须相对集中,保持干燥、通风,并加盖防尘罩,贴上标签。
② 库存设备重新启用前,须经水电技工进行保养后,方可投入使用。
8. 设备的报废
① 设备有下列情况之一者,应考虑报废:
a) 已超过规定使用年限,设备性能达不到规定要求且不能修复;
b) 因意外灾害或事故使设备损坏严重而无法修复使用;
c) 严重影响安全,继续使用将会引发事故且不能修复改造;
d) 维修费用超过原资产净值。
②设备报废由管理处维修主管组织相关人员进行鉴定、确认,填写《报废单》交管理处负责人审核后,上报公司领导批准。产权属业主的设备须报请业主委员会讨论批准。
