档案管理办法15篇

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【第1篇】水利科学技术档案管理规定办法

水利科学技术档案管理规定

第一章 总则

第一条为进一步加强水利科学技术档案(以下简称水利科技档案)管理工作,充分发挥水利科技档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《水利档案工作规定》等法律、法规以及规范性文件,结合水利科技工作实际,制定本规定。

第二条本规定所称水利科技档案,是指在水利科技活动过程中形成的,具有保存价值的,各种形式与载体的历史记录,是应归档保存的水利科技文件材料。

第三条水利科技档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。

在水利部的统一领导下,水利科技档案由各级水行政主管部门及其所属单位(以下简称各单位)的档案业务机构分级进行管理,以确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条各单位应认真履行档案管理与保护的法律责任和义务,加强对档案工作的领导,建立健全水利科技档案工作制度,统筹安排业务经费,依法保障水利科技档案工作的正常开展。

第五条本规定适用于各单位的水利科技档案管理工作。

第二章收集归档

第六条水利科技文件材料的归档范围,应全面、系统地反映水利科学技术研究、勘测与规划设计、基础数据观测与分析、项目建设与运行维护、设备仪器制造等水利科技活动的过程与结果。

具体内容见附件《水利科技文件材料归档范围和保管期限表》。

第七条应归档的水利科技文件材料,须由文件材料产生、经办部门或项目(课题)组,指定专人进行收集整理后,按规定移交给本单位档案工作机构集中管理,任何部门与个人均不得据为己有或拒绝按时归档。

第八条各单位应认真执行国家有关“同步管理”规定,把项目文件材料管理纳入项目管理工作程序,列入有关部门及人员的职责范围。

在下达项目计划或签订项目合同、协议时,应同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求;在检查项目进度时,应同时检查项目相关文件材料的收集、整理情况;在进行项目鉴定(验收)时,应先期或同步检查、验收项目文件材料的整理与归档情况;在科技人员考核与职称评审涉及有关项目时,应有该项目已按要求完成归档工作的证明材料。

第九条完整、准确、系统的水利科技档案是进行项目鉴定(验收)的必备条件。

各单位科技、基建、档案等业务主管部门要密切配合,严格把好项目的鉴定(验收)关。

凡水利科技档案检查、验收不合格项目,不得进行或通过项目的鉴定(验收),更不能申报科技奖励。

科研项目在申请验收(鉴定)前,其档案应先通过本单位档案部门的审查、验收;重点科研项目和基本建设项目档案验收,由项目验收主持单位的档案业务主管部门负责组织。

水利部要加强对各单位档案验收情况的监督检查,如发现未经档案部门审查、验收或档案不符合要求的科研项目,已获得奖励或正在上报科研成果,科技部门将按规定推迟或撤消对该项目成果的奖励。

第十条水利科技文件材料的归档时限:反映水文、水资源、水土保持、勘测、规划设计等基础业务工作的科技文件材料,一般应按年度,在第2年上半年完成归档工作;各专业项目产生的科技文件材料,应在项目实施完成后3个月内完成归档工作(周期较长的项目,可分阶段或分单项计算归档时限);重要仪器设备的随机文件材料,应在安装调试或开箱验收后1周内完成归档工作;项目鉴定或验收形成的文件材料,应在鉴定或验收后1个月内完成归档工作。

第十一条各单位应结合实际,制定本单位或系统水利科技档案分类方案,细化归档范围,明确整编要求。

归档的水利科技文件材料应为正本,重要或有专门需要的水利科技文件材料,可适当增加保管份数,其相应的电子文件材料应按有关要求同步归档。

第十二条由若干单位协作或合作完成的项目,主持单位应负责项目重要文件材料的收集、归档工作;协作或合作的单位,应负责其承担项目产生水利科技文件材料的收集、归档工作,并将阶段或结论性文件材料,报主持单位归档。

第十三条水利科技文件材料的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(gb/t11822-2008)。

其中整理录音、录像、照片等声像材料时,应注明材料反映的事由、时间、地点、人物、背景及作者等内容。

第十四条电子文件归档,参照《电子文件归档与管理规范》(gb/t18894-2002)、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(gb/t17678.1-1999、gb/t17678.2-1999)执行。

重要的电子文件归档时,应形成相应的纸质文件材料一并归档。

第十五条水利科技文件材料归档时,应编制归档文件材料移交目录(一式2份),由项目或课题的部门负责人审签,交档案部门查验,交接双方应认真履行交接手续。

对不符合要求的,档案部门应不予接收。

第三章保管利用

第十六条对已接收的水利科技档案,档案部门应及时进行分类、编目、入库等管理工作,为档案的保管利用创造条件。

第十七条各单位保管的水利科技档案,应使用档案专用库房和装具,采取相应防护措施,确保水利科技档案的保管、保护条件满足规范要求。

第十八条各单位应建立健全水利科技档案库房管理制度,定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案应及时修复,最大限度地延长档案的价值时限。

第十九条各单位应建立健全水利科技档案利用制度,配备必要的档案利用设施设备,积极开展水利科技档案的利用与编研工作。

第二十条各单位应做好水利科技档案的统计工作,认真执行档案年报的统计、报送制度。

第二十一条各单位应积极开展水利科技档案信息化建设,确保水利科技档案管理与本单位信息化建设同步发展,不断提高水利科技档案的现代化管理水平。

第二十二条各单位撤销或合并时,应按照国家有关档案归属与流向的要求处置原单位的档案;专业技术人员在工作调离时,须交清应归档的水利科技文件材料或借阅的档案,不得擅自留存或处理。

第二十三条各单位应依据《水利部保密工作管理规定》(水办[2005]380号)和《科学技术保密规定》(国家科学技术委员会、国家保密局令第20号)的要求,建立健全保密制度,加强对水利科技档案的保密管理。

第二十四条各单位应建立健全水利科技档案鉴定、销毁制度,并按要求对水利科技档案进行鉴定,提出保存或销毁意见,报本单位领导批准后实施。

销毁档案,应到国家指定场所进行监销,并由2名监销人员在销毁清册上签字。

销毁清册应归档保存。

第二十五条水利科技档案保管期限划分为永久和定期(30年、10年)两种。

划分原则与标准,参照《水利科技文件材料归档范围和保管期限表》的规定执行。

第二十六条各单位应按水利科技档案移交进馆要求,向有关档案馆移交档案。

第四章奖惩

第二十七条对在水利科技档案工作中做出突出成绩的单位、部门或个人,上级主管部门或本单位应给予表彰和奖励。

第二十八条对于违反本规定的单位或个人,上级主管部门或本单位应予以通报批评,限期整改;对逾期未改的,应按规定对相关单位或直接责任人给予处罚。

造成严重后果的,应依法追究刑事责任。

第五章工作机制及人员

第二十九条水利部设有专门的档案工作部门,在国家档案行政管理部门的监督、指导下,依法对水利科技档案工作履行如下职责:

(一)贯彻落实国家档案法规制度,制定、完善水利科技档案规划与规章制度;

(二)督促水利档案法规制度的贯彻落实;

(三)检查、指导水利科技档案工作;

(四)组织重点项目(课题)的档案专项验收。

第三十条各单位应结合工作职责与任务,明确档案工作部门和人员,依法加强档案管理、认真履行档案管理职责,为促进水利科技档案工作的健康、有序发展提供保障。

第三十一条水利科技档案工作人员应具备档案专业和水利等相关专业知识,爱岗敬业,忠于职守,并应保持相对稳定。

第三十二条各单位应有计划地开展对水利科技档案人员的业务培训和继续教育,逐步提高档案人员的业务素质和管理水平。

第六章 附则

第三十三条本规定由水利部负责解释。

第三十四条本规定自发布之日起施行,原水利部1988年9月2日发布的《水利科学技术档案管理暂行规定》和《水利科学技术档案保管期限表》(水办[1988]7号)同时废止。

【第2篇】公司客户档案管理办法

公司客户档案管理办法范本

作为公司的市场与客户主管,我的其中一个重要职责是与客户保持良好的关系,并及时整理好客户资料,向公司提供客户最真实和准确的资料,使公司的经营顺利进行,更好地追求最大利润。而为了使我的工作有条不紊地展开,我设计了以下的客户档案管理办法:

第一条 目的:

本制度立足于建立完善的国内和国际市场客户档案管理系统和客户档案管理规程,以提高国内和国际营销效率,扩大国内和国际市场占有率,与本公司交易伙伴建立长期稳定的业务联系。

第二条适用范围:

企业的过去、现在和未来的国内和国际市场直接客户与间接客户都应纳入本制度的适用范围。

第三条内容:

1.客户基础资料

客户资料的获取,主要是通过营销人员对客户进行的访问搜集来的。在档案管理系统中,大多以建立客户数据库的形式出现。

客户基础资料主要包括客户的基本情况、所有者、管理者、与本公司交易时间、企业规模、行业、资产等方面。

2.客户特征

服务区域、销售能力、发展潜力、公司文化、经营方针与政策、企业规模(销售额等)、经营管理特点等。

3.业务状况

主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4.交易活动现状

主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等。

第四条 方法

1.建立客户档案系统

本制度规定客户基础资料的取得形式如下,并采用数据库的形式进行:

(1)由销售代表在进行市场调查和客户访问时进行整理汇总。

(2)向客户派发客户资料表,请客户填写。

(3)委托专业调查机构进行专项调查。

2.客户分类

利用上述资料,将企业拥有的客户进行科学的分类,目的在于提高销售效率,增加企业在国际市场上所占的份额。

客户分类的主要内容包括:

(1)客户性质分类。分类的标识有多种,主要原则是便于销售业务的开展。可按客户所在行业、客户性质、客户地域、顾客类型划分。

(2)客户等级分类。企业根据实际情况,确定客户等级标准,将现有客户分为不同的等级,以便于对客户进行渠道管理、销售管理和货款回收管理。

3.客户构成分析

利用各种客户资料,按照不同的标准,将客户分类,分析其构成情况,以从客户角度全面把握本公司的营销状况,找出不足,确定营销重点,采取对策,提高营销效率。

客户构成分析的主要内容包括:

(1)销售构成分析。根据销售额等级分类,分析在公司总销售额中,各类等级的客户所占比重,并据此确定未来的营销重点。

(2)商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中各类商品所占比重,以确定对不同客户的商品销售重点和对策。

(3)地区构成分析。通过分析企业总销售额中不同地区所占的比重,借以发现问题,提出对策,解决问题。

4.客户信用分析

在客户信用等级分类的基础上,确定对不同客户的交易条件、信用限度额和交易业务信用处理办法。

第五条 客户档案管理应注意的问题:

在客户档案管理过程中,需注意下列问题:

1.客户档案管理应保持动态性,不断地补充新资料。

2.客户档案管理应重点为企业选择新客户,开拓新的国际市场提供资料。

3.客户档案管理应“用重于管”,提高档案系统的质量和效率。

4.客户档案系统应由专人负责管理,并确定严格的查阅和利用的管理办法。

【第3篇】z建设集团公司审计档案管理办法

z建设集团公司审计档案管理办法

第一章总则

第一条为了加强集团公司审计档案管理工作,规范审计档案的收集、整理、归档、保管、查阅、统计及销毁等,以利于严守集团机密。根据《中华人民共和国档案法》、《审计署关于内部审计工作的规定》、《中国内部审计准则》及《甘肃第五建设集团公司内部审计工作规定》,结合工作实际,制定本办法。

第二条审计档案是内部审计机构在进行审计活动中直接形成的、具有保存价值的、各种形式的历史记录。

第二章收集整理

第三条审计档案应当按照层次进行分类收集。审计档案层次分类主要有:

(一)审计计划和结果管理类资料;

(二)审计工作底稿、基础归纳、汇总论述类资料;

(三)审计原始摘录、内外部证明类资料;

(四)被审计单位提供原始类及复制类资料。

第四条审计工作底稿资料应记录审计程序实施过程、审计事项核实、复核意见、审计初步评价意见等,审计底稿还应注明审计项目相关信息、审计外勤内勤时间等基本审计信息。

第五条审计档案整理应当及时、规范有序,建立索引编码;明确专人负责审计档案的管理。

第三章复查审核

第六条审计工作底稿等资料都应经过审核,应保持谨慎性。

第七条审计工作底稿等资料审查应由内审机构负责人全面负责,也可授权有关人员审查。

第八条审计档案应有记录及复核人员签署。

第九条审计档案应保持完整性,层次分明。

第十条健全审计工作档案复核制度,提高审计工作质量。

第四章立卷归档

第十一条审计工作结束后,应当立卷归档,建立审计项目档案,由审计人员按审计项目进行整理组卷,封面项目填写齐全,书写工整、装订牢固、四边整齐。

第十二条审计档案资料包括,但不限于:

(一)审计报告、审计结果沟通书及管理声明书;

(二)审计决定书、审计处理处罚书及审计建议书;

(三)被审计单位整改报告及附件资料;

(四)审计组相关说明及被审计单位执行审计决定情况;

(五)审计实施方案及审计通知;

(六)审计调查、复查或后续审计资料;

(七)内外部审计证据和工作底稿分项资料;

(八)被审计单位提供的原始或复制资料;

(九)审计过程形成笔录、信函、纪要及举报等相关资料。

第十三条审计档案应当进行登记造册,档案管理人员发生变动时,应按照审计工作规定办理移交手续。

第五章保管使用

第十四条审计档案的保管期限分为永久、定期两类,凡涉及集团重大投资、重要审计发现和由董事会下达的重大审计项目形成的审计档案应作永久保存。

第十五条审计档案由内审机构负责保存管理,审计人员应恪守保密原则。

审计档案一般不对外调阅,任何调用行为,都要经过内审机构负责人批准,报经集团公司董事会同意。

第十六条在工作需要时,依照调用程序并得到集团公司董事会批准及征求法律顾问意见后,提供给外部审计或司法部门。

第十七条审计档案管理应严格依法依规进行。

第六章附则

第十八条本办法可根据具体情况适时修订完善。

第十九条本办法自2022年11月1日起施行。本办法是对2007年10月1日制定印发的审计档案管理办法,经过研究修订形成,原办法同时废止。

第二十条本办法由集团公司审计机构负责解释。

【第4篇】中学团委团档案管理办法

中学团委关于团的档案管理办法

档案资料的管理是团的各项管理工作的组成部分,是提高工作效率和工作质量的必要条件,是继承、发展团的各项工作,保持连续性,为目前和今后服务的一项重要工作。

一、凡在我校共青团工作过程中或在团的活动中形成的具有保存价值的文件,以及有关文字、图片、声象等材料均属团的档案材料管理范围之列。

二、团员的个人档案(入团志愿书),年度评优登记表等送交人事档案室保存并随人事档案一并转移。

三、各种档案材料按内容划分不同的保管期限,分永久、长期和短期三种,其中长期保管期限为16―50年,短期为15年以下。

四、归档范围或保管期限。

1、团代会、学代会的文件材料

(1)通知、名单、议程、报告、领导讲话、大会发言、重要的提案及处理结果、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、总结、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录音(像)带和上级批复意见等文件材料,均应做永久保存。

(2)贺信、贺电、一般的提案及处理结果、讨论未通过的文件为长期保存。

(3)大会选举办法、候选人登记表和情况介绍、小组会议记录、参考文件、总结等文件材料为短期保存。

2、团委的全体委员会、办公会议的文件材料

(1)会议的公报、决议、决定、记录、纪要、领导讲话、讨论通过的文件材料应做永久保存。

(2)讨论未通过的文件材料等为短期保存。

3、全校性团员大会的讲话稿和会议记录,重要的做长期保存,不重要的做短期保存。

4、团的上级组织召开会议的文件材料凡涉及本院的报告、总结、决议等以及本校领导人在会上的重要发言材料做永久保存;会议的报告、总结、决议等文件做长期保存;简报、参考资料做短期保存。

5、团的上级组织的指示、决定、批示、批复、批转、通报、通知、规定及规章制度,针对本院的应永久保存;需要长期参照执行的,应长期保存;短期内参考的应短期保存。

6、团委所发的决定、规定、通知、规章制度、通报和工作简报,重要的做永久保存;一般的做长期或短期保存。

7、团委的请求与上级批复,各总支的请示与团委的批复,重要的做永久保存,一般的做长期或短期保存。

8、团委的工作计划、总结,年度或学年的做永久保存或长期保存;季度或学期的做长期或短期保存。

9、团委的各种统计报表,年度或学年的做永久保存,季度或学期的做长期保存,月份的做短期保存。

10、团委及各基层团组织的专题调查报告和经验总结,重要的做永久或长期保存;一般的做短期保存。

11、团委启用印章的文件、印模做永久保存。

12、上级机关对团委及各总支人员编制,职务任免的指示文件做永久保存。

13、团委批准入团、退团材料及名单做长期保存。

14、全校团员名册应做永久保存。

15、团内奖惩材料。

(1)优秀团员、优秀团干部、优秀团干部标兵、先进团支部名单应永久保存。

(2)优秀团员标兵、优秀团干部标兵、先进团支部标兵、先进事迹材料应长期保存。

(3)给予团内各种处分及撤消处分的决定材料应做永久保存。

(4)以上各类奖惩材料除在文书档案室保存之外,还应及时装本人人事档案。

(5)因各种原因被暂缓团籍注册的团员名单应永久保存;暂缓注册登记表应长期保存。

16、团委大事记,反映我校团的重大活动的照片、剪报、录相带、录音带等应做永久保存。

17、重大活动或事件的电话记录应做永久或长期保存。

五、各级团干部要按上述管理范围(除本办法第三条规定的之外)。及时或定期将自己分管范围内的有关文件材料整理立卷后上交团委,由团委负责向文书档案室移交。

【第5篇】建工学院会计档案管理办法

建工学院会计档案管理办法

为了加强我院会计档案的管理,确保财务信息安全和完整,特制定本办法,请认真执行。

一、数据资料管理与保管

计算机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、账册、报表,应按有关财会制度使用、保管。

⒈现金、银行存款日记帐的输出及保管。

现金、银行存款收付业务要做到日清月结。现金、银行存款记帐凭证一律由出纳员加盖个人印章并在所附原始凭证加盖现金收(付)讫和转账讫。当日工作结束后打印出现金、银行存款日记帐页,由出纳人员核对现金库存,相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章,银行存款每月要由非出纳人员编制银行存款余额调节表,经主管负责人审核无误后,由出纳和主管负责人签字盖章,按月编页码装订成册,加盖封印。年终将各月现金日记帐按规定顺序装订成册,加盖封印妥善保管。

⒉记帐凭证的保管

记帐凭证主要是指机制凭证,经审核制单人员审核原始凭证无误后输入计算机,并加盖会计主管、记账员(输入)、出纳员、制单审核人名章及经办人(领、交款人)签字确认。当日工作结束,记帐凭证需经复核人员稽核无误盖章后,连同科目汇总表一起按规定装订成册,妥善保管。

⒊科目汇总表、账户余额表、账簿打印时间

⑴现金及银行存款日记帐每天打印。

⑵银行存款余额调节表每月由非出纳人员编制一次。

⑶总分类账、各明细科目余额表每月打印一次。

⑷记帐凭证(包括现金、银行存款、转账凭证)的科目汇总表每日打印一次,并同该日记帐凭证一起装订。

⑸会计报表、计算表、分析表,按管理要求和时间打印输出,经财务负责人审核无误后签字生效。

⒋其他

由机器打印输出的会计档案发生缺损时,必须补充打印,并要求操作人员和财务主管在打印输出的账页上签字盖章。

二、数据备份管理

⒈由于会计核算数据的重要性,当日数据必须当日进行备份。

⒉在日常工作中,准备三套软盘循环使用,每张软盘采取隔日备份的方法,以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。

⒊需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

⒋计算机内凭证及总分类账、明细分类账、报表等,按月做两套软盘备份,或在两台以上计算机中备份,备份软盘应交会计档案保管人员分别放置不同地方妥善保管,并注意防火、防磁、防潮、防尘。

三、会计档案管理

财务处会计档案的管理由财务处长指定专人负责,并建立档案登记清册,详细记录会计档案的存档、借阅、移交等相关事项。

⒈会计档案存档必须办理相关手续,打印输出的凭证帐册、报表,必须有会计主管的签章才能存档保管。

⒉为保证备份数据的安全,备份软盘必须贴上保护标签,装入磁盘盒,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。

⒊由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案,按照《会计档案管理办法》规定的保管期限和方式管理。

⒋随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件和以上软件的备份磁盘,作为会计档案按规定保管。

⒌各类会计档案的查询、借阅,必须经过会计主管审批同意并签章,填写档案借阅登记清册。如果对备份磁盘的操作可能危及该盘的完整性,应制作该备份磁盘的复制件,使用复制件进行操作。

⒍必须加强会计档案的保密工作,任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁损数据文件、账册、备份磁盘等行为,将受到行政处分,情节严重者,将追究其法律责任。

⒎会计档案由财务处移交给学院档案室后,其管理办法按照《学院档案管理制度》的有关规定执行。

【第6篇】大学物业合同档案管理办法

n大学物业公司合同档案管理办法为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。

一、本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。

内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。

3、 合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。4合同台帐应包括以下内容:1) 、合同名称;2) 、合同主体;3) 、合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项);4) 、合同履行情况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间);5) 、备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况)6) 、其他应当记载的重要内容。

5、 合同台账应附以下资料:1) 、合同文本;2) 、对方加盖公章的企业法人营业执照等对方应提供的资料的复印件;自然人身份证复印件;3) 、对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明;4) 、补充合同、会议纪要、往来函电;5) 、其他与合同有关的重要资料。

6、 合同履行过程中发生变更、中止等情形的,合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明,并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的,同时报财务部备案。

7、 合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员,有权对备案合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。

六、 本办法由公司办公室负责解释。本办法自颁布之日起执行。

【第7篇】实验室工作档案管理细则办法

一、实验室工作档案内容

1.实验室的建立、建设的各种文件和资料。

2.实验教学过程中的各种文件和资料:实验教学大纲、实验教学计划、实验教材、实验指导书、各类学生上课情况、学生实验报告、成绩记录、实验项目开发情况记录等。

3.实验室人员在实验教学、科学研究、技术开发等方面的项目数及其工作量。

4.实验教学、科学研究、技术开发等项目的全部技术文件资料,包括论文、专著、鉴定、专利、获奖等情况。

5.仪器设备及低值耐用品的总台件数及金额、固定资产帐卡、随机技术手册;仪器设备的维护保养、维修、报废等原始记录。

6.单价5万元以上大型精密仪器设备(包括国家科委23种仪器设备,单价虽不到5万元但属于精密稀缺设备)的申购报告、领导批复;开箱记录及装箱单、安装调试记录及双方签字移交文件、保修单、验收报告及文件材料、设备说明书及全套随机文件;使用、维修、故障、事故记录等。使用维修记录,随时将运行情况、使用时间、使用人、承担任务及结果、故障过程、定期检修或校验情况等如实记录,并定期归入技术档案。

技术档案的主要内容包括:

(1)原始资料:申报表、论证报告书、审批计划单、订货合同及有关来往信函等。

(2)设备的开箱验收单、说明书、合格证、附件清单、随机图纸、外观照片等。

(3)安装调试记录等。

(4)仪器设备的操作规程、维修保养制度等管理方面的资料和管理操作人员情况登记表等。

(5)使用过程中的所有记录。

(6)降级、报废、处理的报告、批示等。

7.自制设备的任务书、技术总结报告、鉴定材料、设备使用说明书等。

8.实验室用房及环境条件的各种技术资料。

9.实验室工作的各种统计报表。

10.上级主管部门下发的实验室建设与管理文件和本实验室制定的规章制度。

二、实验室工作档案的管理

1.实验室主任负责实验室工作档案的收集整理、登记、分类编号、存档等工作。

2.实验室工作人员及时将自己工作中形成的材料交给实验室主任。

3.实验室工作档案的保管期限分长期、短期和与设备共存三种。

4.学生上课情况、实验报告、成绩记录、实验项目开出情况记录属短期保存资料,一般至少应保存三年。

5.仪器设备的有关资料应与设备共存,即保存至设备报废之日为止。

6.除上述两项资料外,其它资料均应长期保存。

7.实验室工作档案的借阅要严格办理借阅手续。

8.档案管理员的工作要相对稳定,如工作变动应做好交接工作。

9.单价5万元以上的大型精密仪器(包括国家科委23种仪器设备,单价虽不到5万元但属于精密稀缺设备)的设备说明书、装箱单、保修单及全套随机文件原件交学校档案馆长期保存,复印件由使用人保存;由使用人保存的还要包括:论证报告、开箱记录、安装调试记录、验收报告、使用、维修、故障、事故记录等材料。材料科学与工程实验中心

【第8篇】学生档案管理制度办法

为了加强学生档案管理,提高学生档案质量,使学生档案科学化、制度化,制定本规定。

一、学生的档案资料

考生原始档案材料;录取通知书 ;新生体检表;新生登记表;学生成绩表;毕业生登记表,毕业论文(设计)综合评语,毕业生体检表,有关奖惩材料,毕业证书复印件等。

二、学生档案的收集与整理

(一)学生档案日常管理和保管,由就业指导办公室负责,将各种档案材料及时整理归档,统一保管。

(二)学生毕业时,由就业指导办公室负责将每名学生的档案整理完毕后,分别寄送学生所在单位或户口所在地的人事部门。

三、学生档案的借阅

学生档案一般不得借阅和调用,确因工作需要借阅和调用,须经就业指导办公室主任批准。

【第9篇】外国语中学校党风廉政档案管理办法

外国语中学校党风廉政档案管理暂行办法

第一条 为加强我校党风廉政档案的科学管理,充分发挥党风廉政档案的作用,促进党风廉政建设和反腐败斗争的深入开展,根据对领导干部要“严格要求、严格教育、严格管理、严格监督”的方针和档案法律法规的有关规定,制定本办法。

第二条 党风廉政档案是指各处室、各支部、年级组在对党员加强管理和监督过程中形成的、能够反映党风廉政建设情况和廉洁自律状况的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。党风廉政档案按内容可划分为领导班子集体卷和干部个人卷。

第三条 重视党风廉政档案建设工作,要将党风廉政档案建设作为加强本校本部门党风廉政建设和反腐败斗争的重要措施,切实负起责任,建立健全规章制度,配备专、兼职档案人员,并为党风廉政档案工作创造必要的物质条件。

第四条 各处室应建立党风廉政材料的收集机制,定期将形成的有关党风廉政建设方面的材料送交党风廉政档案管理部门归档,重要材料及时移交。

第五条 党风廉政档案工作由学校党总支主管,按照分支部管理,接受上级纪检监察机关和同级档案行政管理部门的指导和监督。

第六条 党风廉政档案的建档范围为:领导班子、中层干部、支部书记、年级组长等。

第七条 党风廉政档案主要内容包括:领导班子及其成员坚持党的基本路线,坚持民主集中制,自觉维护团结方面情况;贯彻党风廉政建设责任制,深入开展党风廉政建设和反腐败斗争情况;遵守领导干部廉洁自律有关规定,维护党纪、政纪情况;坚持群众路线、关心群众疾苦、密切联系群众情况等。

具体归档材料,主要包括:

(一)集体卷

1、贯彻落实党风廉政建设责任制形成的有关材料;

2、党风廉政考核、巡视形成的有关材料;

3、民主生活会形成的有关材料;

4、其他能够反映领导班子党风廉政建设情况的材料。

(二)个人卷

1、党风廉政情况登记表;

2、贯彻落实党风廉政建设责任制和执行领导干部廉洁自律规定形成的有关材料;

3、廉政谈话形成的有关材料;

4、个人重大事项报告形成的有关材料;

5、民主生活会的有关材料;

6、任期经济责任审计的有关材料;

7、评优评先、奖惩的决定、通报、检查等材料;

8、信访件核查的结论材料,违纪违法案件的处理决定、处罚决定和起诉书、判决书等材料;

9、其他能够反映干部党风廉政建设情况的材料。

第八条 归档材料的整理。

1、集体卷和个人卷归档材料应分别整理,一个领导班子一卷、一人一卷、一卷一盒(袋);

2、归档材料以件为单位装订;

3、归档材料原则上按形成时间顺序排列;

4、归档材料按排列顺序逐件编件号,每件单独编页号;

5、归档材料按件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目;

6、归档材料按件号顺序装入档案盒(袋),并填写档案盒(袋)封面、盒脊。档案盒(袋)封面印制“党风廉政档案”字样,填写姓名、单位项目。盒脊填写姓名、单位项目;

7、集体卷档案盒(袋)可分总支和各支部,按习惯顺序排列;个人卷档案盒(袋)可按干部姓氏笔画顺序排列。集体卷、个人卷档案盒(袋)不可混同排列。

第九条 应编制检索工具。集体卷卡片目录包括单位及领导班子成员姓名、性别、出生年月、单位、职务等项目。

第十条 应加快党风廉政档案管理现代化进程,逐步实现利用计算机等现代化设备和先进技术存贮、统计、检索、保护党风廉政档案。

第十一条 干部工作调动或职务变动后,应将其党风廉政档案转装入或转递给其新的主管单位相应的党风廉政档案管理部门。转递党风廉政档案应遵守下列规定:

1、党风廉政档案应通过机要交通转递或派专人送取,不准邮递或交本人自带;

2、转出的档案必须齐全完整,不得扣留或分批转出;

3、转出、接收档案必须严格履行登记手续;

4、为使党风廉政档案能够随着干部调动或职务变动而及时转递,干部调配、任免工作部门应将干部调配和任免情况及时通知党风廉政档案管理部门,并建立必要的联系制度。

第十二条 干部退休、离职或死亡后,其党风廉政档案由原管理单位继续保管三年。三年后应予销毁,销毁前应登记造册,并经单位领导批准。

第十三条 应加强党风廉政档案统计工作,对党风廉政档案收进、转递、利用、销毁等情况,进行及时准确的登记、统计。

第十四条 组织人事部门在考察、推荐、考核、评议干部和干部评优评先等工作中,应征求纪检监察机关的意见,并把党风廉政档案作为重要依据。

第十五条 查阅利用党风廉政档案,须办理审批、登记手续,并严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。对党风廉政档案利用中的违法行为,要依法予以查处。

第十六条 本办法自颁发之日起实施。

【第10篇】设施设备档案管理制度办法

设施设备档案管理制度

1目的

对设施设备技术资料进行控制,确保设施设备的可追溯性。

2适用范围

适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和控制。

3职责

3.1工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制。

3..2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。

3..3各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。

4操作步骤

4.1技术资料的收集

4.1.1新购设备技术资料的收集

4.1.1.1新购设备进行开箱验收时,工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。

4.1.1.2设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。如使用部门需要技术资料,工程技术部档案员可对其进行复印,并将复印件提供给使用部门。

4.1.1.3复印份数及分发情况必须如实记录。

4.1.2新管理小区技术资料的收集

公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。接管验收完毕后,接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。小区可保留备份件或复印件。

4.1.3其他技术资料的收集

4.1.3.1工程技术部文员平时应注意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。

4.1.3.2工程技术部文员平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。

4.2技术资料的存档

4.2.1技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。

4.2.2工程技术部文员负责对技术资料进行编号。

4.2.3工程技术部文员应建立“技术资料登记表”,记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。

4.3技术资料的使用

4.3.1技术资料如有分发需要,应由工程技术部经理确定分发范围,核定分发数额。由文员进行复印,核对无误后并进行分发,同时填制“技术资料发放表”。

4.3.2公司员工需要查阅相关的设备技术资料,必须出示部门负责人的批条,并经工程技术部经理同意。

4.4技术资料的作废

4.4.1符合作废条件的技术资料应予以处理

以下情况技术资料要进行作废处理:

a) 该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触,或被其明令禁止;

b) 已被淘汰的设备的技术资料;

c) 因本身存在较大错误,被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。

4.4.2技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。

4.4.3已经发放的技术资料由工程技术部办公室按“技术资料发放表”限期三日收回。

4.4.4所有作废的技术资料必须加盖“作废”章,同时填写“作废技术资料处理记录表”,并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。

4.4.5因任何目的需要保留的作废文件,须经工程技术部经理批准后,加盖“保留”章后方可保留。

5 记录

技术资料发放表

技术资料登记表

作废技术资料处理记录表

【第11篇】工程技术档案管理规定办法

工程技术档案管理规定大家有了解过吗以下是小编分享的工程技术档案管理规定全文,请阅读!

工程档案管理规定【1】

1、按照现行《建设工程文件归档整理规范》,监理文件有10大类27个,要求在不同的单位归档保存,现分述如下:

(1)监理规划:

1)监理规划(建设单位长期保存,监理单位短期保存,送城建档案管理部门保存;

2)监理实施细则;

3)监理部总控制计划等。

(2)监理月报中的有关质量问题。

(3)监理会议纪要中的有关质量问题。

(4)进度控制:

1)工程开工/复工审批表;

2)工程开工/复工暂停令。

(5)质量控制:

1)不合格项目通知;

2)质量事故报告及处理意见。

(6)造价控制:

1)预付款报审与支付;

2)月付款报审与支付;

3)设计变更、洽商费用报审与签认;

4)工程竣工决算审核意见书。

(7)分包资质:

1)分包单位资质材料;

2)供货单位资质材料;

3)试验等单位资质材料。

(8)监理通知:

1)有关进度控制的监理通知;

2)有关质量控制的监理通知;

3)有关造价控制的监理通知。

(9)合同与其他事项管理:

1)工程延期报告及审批;

2)费用索赔报告及审批;

3)合同争议、违约报告及处理意见;

4)合同变更材料。

(10)监理工作总结:

1)专题总结;

2)月报总结;

3)工程竣工总结;

4)质量评估报告。

2、监理文件档案资料传阅与登记:由建设工程项目监理部总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅,如需传阅应确定传阅人员名单和范围,注明在文件传阅纸上,随同文件和记录进行传阅。

3、监理文件资料发文与登记:发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名,并加盖项目监理部图章,对盖章工作应进行专项登记。

工程技术资料及档案管理制度【2】

1 范围

本制度规定了**发电有限公司所有部门工程技术资料管理标准、管理内容、要求与方法、检查与考核。

本制度适用于**发电有限公司一期工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间所有工程项目技术资料的收集、整理、移交等管理。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

建设项目(工程)档案验收办法(国档发[1992]8号)

火力发电厂工程竣工图文件编制规定(电力部电建[1996]666号)

火电企业档案分类表(6-9大类)(2002)

火电机组达标投产考核办法(试行)(国电集工[2004]125号)

da/t22-2000 归档文件整理规则

gb/t11322-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求

da/t28—2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

3 公司技术档案管理层次

3.1 公司工程技术档案管理层次示意图见图1。

职责

3.2 综合部

3.2.1 公司档案室的直接管理部门,负责建立规范的公司档案室,设立专职工程技术档案管理人员。

3.2.2 负责根据国家和行业的档案法规,制定公司工程技术档案管理制度,报公司批准后,印发各部门执行。

3.2.3 及时向公司档案室移交本部门构成档案元素的工程项目资料。

3.3 公司档案室

3.3.1 负责公司工程技术资料及档案的日常管理工作,负责图纸、设备资料、合同文件、信函传真文件、综合文档等的接收、发放、借阅及其登记、微机录入及编码归档。

3.3.2 负责归档数据库的数据备份。

3.3.3 负责指导公司各部门收集、整理相关工程技术资料。

3.3.4 负责档案设施、设备的维护管理,负责库存工程技术档案的安全及保密工作。

3.3.5 负责达标投产的资料整理工作。

3.4 工程部

3.4.1 建立规范的工程技术资料室,设立专职工程技术档案管理人员。

3.4.2 督促参建各单位(包括监理单位、施工单位、调试单位)严格遵守公司工程技术档案资料管理办法,并纳入合同条款中进行管理。

3.4.3 协调参建各单位工程技术资料管理的重大问题。

3.4.4 审定经过监理单位审查的各类技术资料,并及时移交资料室。

3.5 工程部资料室

3.5.1 负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等的接收、传递及移交公司档案室前的保管。

3.5.2 负责各种工地会议纪要、施工措施、监理月报、质检报验单等的接收整理、登记、发放和借阅。

3.5.3 负责工作联系单、变更单的接收、发放和登记。

3.5.4 负责进口设备有关外文资料的翻译。

3.5.5 参加设备开箱验收,收取设备开箱资料。

3.5.6 及时向公司档案室移交上述各类需永久或长期保存的资料档案。

3.5.7 协助公司档案室做好达标投产要求的资料整理工作。

3.6 计划部

3.6.1 负责提交本部门构成档案元素的工程项目资料,包括工程项目的融资、贷款合同、协议,工程项目开工报告和批复文件;工程开工前的审计文件;工程项目的设计合同及其执行文件、纪要、备忘录;工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录;设备招标投标文件;工程项目的施工(含安装)合同及其执行文件、纪要、备忘录;工程调试合同及其执行文件、纪要、备忘录等,工程监理合同及其执行文件、纪要、备忘录;工程项目招标投标文件;本部门发出的有关工程前期的依据性文件、报告、纪要、备忘录等。

3.6.2 负责4.5.1所述资料的收集、积累以及移交公司档案室之前的保存及管理。

3.6.3 负责借阅档案资料的妥善保管及时归还。

3.6.4 负责经手保密档案和资料的保密工作。

3.6.5 负责与设备供货方在技术资料方面的联系。

3.6.6 负责在新到设备领出开箱时通知工程部收取开箱资料。

3.7 生产准备部

3.7.1 负责提交考核期的运行材料,包括本企业的技术标准,系统图等必备图纸,操作票、工作票、运行日志等运行台帐,培训教材,考核期的生产记录,考核期的事故分析、处理记录及结论等。

3.7.2 负责4.6.1所述资料收集、积累以及移交公司工程技术档案室之前的保存及管理。

3.7.3 负责借阅档案资料的妥善保管及时归还。

3.7.4 负责经手保密档案和资料的保密工作。

4 管理内容与方法

4.1 工程技术资料归档范围

4.1.1 建设项目工程技术资料归档范围,见国家电力公司电源建设部《火电机组达标投产考核标准(2001年版)及其条文解释》考核项目五“工程档案”第3部分“归档范围”的规定。

4.1.2 公司凡持有上条所述标准规定之范围中所列资料的,无论是由部门或者个人保管,均应按本制度要求进行整理,由档案工作人员验收后归档。

4.1.3 对与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理后归档。

有电子文档资料的,应同时收集齐全。

4.1.4 所有归档的工程文件应为原件。

4.2 工程技术资料管理

4.2.1 接收:技术档案室在接收资料时应仔细核对资料名称、份数、资料状况(正、副本、原件、复印件、完好、齐全、破损)。

4.2.2 登记:充分利用基建mis中的资料管理软件,分类登记,登记后对照《电力工业企业档案分类规则火电企业档案分类表(2002)》(6-9大类)中的分类,确保软件自动生成的档案编号与分类表一致。

4.2.3 填写卷盒封面、脊背。

4.2.4 排架。

资料按类别分类排架:依照从上到下,从左到右的原则,卷盒(袋)正面向左。

4.2.5 资料的分发及借阅:

4.2.5.1 资料分发要填写“文件和资料发放登记表”,借阅要填写“资料借阅登记表”,签字备查。

4.2.5.2 公司工程技术档案资料原则上仅供公司内部人员使用,外单位调阅档案要经公司领导批准,见有效证件才可接待。

4.2.5.3 资料外借一般不超过1个月,最长不超过3月。

超过规定时间应办理续借手续。

档案室保存的资料数量任何时候不应少于二套,只剩二套时,原则上不再外借,特殊情况下急需借阅,必须经过综合

部主任签字批准。

4.2.5.4 借阅资料要及时归还。

4.2.5.5 对借出归还的资料要认真核对清点。

4.2.5.6 收到归还的资料要及时放回原处,并在借阅登记表上注销。

4.2.5.7 档案室对借出资料每月汇总一次,对到期未还的资料发出催还通知。

4.3 工程技术档案管理

4.3.1 收集

4.3.1.1 凡**发电有限公司2×600mw建设工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间,办理完毕并能反应与生产、建设、科研、技术等有关重要职能活动,对今后各项工作和延续本企业、本单位历史发展具有查考和凭证价值的科技文件材料(纸质及其它载体)均需进行收集。

而事务性、临时性、重复性且无查考利用价值则不需进行收集。

4.3.1.2 具体归档范围见国家电力公司电源建设部《火电机组达标投产考核标准(2001年版)及其条文解释》考核项目五“工程档案”第3部分“归档范围”的规定,并参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(da/t28—2002)执行。

4.3.1.3 档案管理人员应坚持“五参加”(参加科研成果和科研项目鉴定;参加设备招、评标,参加设备开箱;参加工程项目验收;参加重要的生产事故分析会),了解工程进度及有关资料情况,以保证各类档案资料及时、齐全、准确的归档。

4.3.2 分类、组卷

4.3.2.1 分类、组卷要遵循档案文件的自然形成规律和成套性的特点,保持卷内文件的有机联系,做到分类科学。

组卷合理,层次分明,检索便利。

4.3.2.2 本公司工程技术档案分类按《火电企业档案分类表(6-9)大类》(2002)分类方法进行分类,分类号由四位阿拉伯数构成四级类目,各级类目均用0-9标识。

4.3.2.3 在做好分类的基础上,按各大类下的属类进行组卷、装盒。

4.3.3 编号

4.3.3.1 对已组成的案卷编写档案号。

4.3.3.2 档案号由目录号(代号)、分类号、案卷顺序号构成,表示方法如下:

1) 6大类代号用年代标识。

2) 7大类的代号采用7001标识,首位数代表类别号,后三位数代表课题顺序号。

3) 8-9大类(从基本建设工程立项前准备到工程竣工投产为止的文件材料),目录号的前两位数代表工期号,后两位数代表机组号(公用部分目录号的后两位用“00”标识)。

4) 举例:“**发电有限公司#1机组汽轮机安装质量验评记录”档案号为:“0101-8055-001”。

4.3.4 案卷的整理

4.3.4.1 卷内文件排列

1)管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。

2)设备资料要求文字材料在前,图样在后。

3)施工记录要求单位工程在前,分部在后。

4.3.4.2 装订

1)文字材料以件为单位装订,装订前要取下金属装订物,采取三孔线装形式装订,装订线在左边。

不同尺寸的文字材料要折叠或裁切成统一尺寸。

不得大于a4幅面(外文已装订资料除外)。

且要求装订边及底边对齐。

2)图纸一律不装订,但案卷内大于a4幅面的图纸要全部折叠成a4幅面,折叠方式采用反折式手风琴折叠法(反面在外),图标栏在图纸纵向右下角。

4.3.5 案卷的编目,用微机、档案管理软件进行编目。

4.3.5.1 编写案卷页号。

1)案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

2)页号用自动号码机编写,单面书写的文件材料在右下角编写页号。

双面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号。

3)案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外),卷内备考表不编页号。

4.3.5.2 案卷封面的编制

1)案卷采用内封面,内封面与档案一并装入卷盒内,放在卷首。

2)拟写案卷题名,要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。

案卷题名的主要内容包括项目名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。

3)编制单位:填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。

4)编制日期:填写案卷内文件材料形成的起止日期。

5)保管期限,填写其划定的保管期限,按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》执行。

6)密级依据保密规定填写。

7)填写档案号。

4.3.5.3 案卷脊背的编制。

1)案卷脊背用150白色书写纸或g120g牛皮纸(与卷盒同色),书写(或打印脊背)。

2)案卷脊背内容包括档案号和案卷题名。

【第12篇】客运专线公司档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及铁道部有关档案管理的规章制度,切实加强哈佳铁路客运专线有限责任公司(以下简称“公司”)的档案管理,制订本办法。

第二条 本办法所称的档案是指公司在经营管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料。

第三条 公司档案是公司自身发展的历史记录,是公司管理基础工作的重要组成部分,是维护公司经济利益、合法权益一项重要工作。

第二章 档案工作机构及职责

第四条 公司综合部设立档案室,专人负责指导文件材料的收集、分类、整理、立卷、归档工作,并对公司各部门的档案工作进行监督检查。

第五条 公司综合部负责制定公司档案工作的规章制度和档案工作计划,并组织工作计划的实施。

第六条 档案部门应借助先进的信息技术手段,为档案的保管利用提供便捷的服务,采用新技术、新设备来改善保管形式和检索条件,逐步实现档案管理信息化。

第三章 档案管理要求

第七条 档案工作涉及公司建设、经营管理活动的全过程,应建立健全档案鉴定工作的领导体系,成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组,明确档案工作分管领导,建立包括各部门纵向到底、横向到边的专兼职人员组成的档案管理网络体系,建立健全档案工作各项规章制度。

第八条 根据国家集中统一、分级管理的规定,对科技、文书、会计、声像档案进行分类管理。科技档案由工程管理部管理,会计档案、各种合同由计划财务部管理,文书和声像档案由综合部管理。

第九条 归档的文件材料,由公司各部门进行收集、整理,定期归档。凡是应归档的文件材料,任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。

第十条 归档的文件材料应齐全、完整、系统,准确地反映公司科研、工程建设、经营、财务管理等各项活动的真实内容;归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存,严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写和复印纸、热敏纸复写;归档文件材料必须纸质优良,线条、字迹、图像清晰,反差良好。

第十一条 公司各部门应按规定对需归档文件材料进行系统、科学地分类、组合、排列和编目,并定期向档案室移交集中管理,任何个人不得据为己有或者拒绝归档。工作人员调离工作岗位,应及时向档案人员办理归档文件材料的交接。

文书档案类归档文件材料由公司各业务部门收集齐全后移交档案室整理、编目;人事档案由综合部负责整理、编目;基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、会计档案、招投标档案等由相关业务部门设专人负责整理、归档。

对归档的档案,应严格按照上级及行业案卷质量标准进行整理,按归档要求及时整理上架。

第十二条 对机密档案、涉及公司自主知识产权的专利档案和涉及商业秘密的档案,要制定档案安全保密制度,切实加强安全保管,确保档案的绝对安全。

第十三条 应采取科学的方法和手段加强档案保管工作,应设置专门的档案库房,购置足够的档案装具,档案库房面积应满足需要;要切实做好档案的防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染等工作,确保档案的安全防护和长期保存。

第四章 文件的收集与归档

第十四条 各部门要结合文件材料形成的流程、文件材料的专业内容特征等分类确定文件材料的收集和归档部门。

(一)综合部:收文、发文、会议文件、电报、申请、企业章程、公司领导讲话、周报、简报、会议纪要、声像资料、照片(底片)、专题报告、计划总结、大事记、会议记录、会议材料、人事干部管理及党群工作等文件材料,劳动合同、劳动工资、社会保险、福利待遇形成的文件材料,专业技术职务评聘形成的文件材料,干部教育与培训工作形成的文件材料,法律事务、公证工作形成的文件材料,由综合管理部专人负责收集、整理、归档,各部门有关人员要予以配合。

(二)计财部:会计档案及验工计价、各种合同文本及文件、招投标文件、资金管理、成本价格管理和环境评价方面的文件材料,有关业务部门的兼职人员或特定专人负责收集、整理。

(三)工管部:施工图、建设用地、征地拆迁、竣工文件、环境保护、三电迁改、地下管线、文物迁改、林地手续、初验等文件材料。

(四)安质部:预可行性研究、可行性研究、初步设计、可研报告、试验检测报告、咨询监理及招标文件、质量安全、工作总结报告等文件材料。

(五)物设部:甲供物资及设备招标等文件材料。

第十五条 文件材料的归档要求

综合部对收集来的零散的档案要进行系统、科学地分类、组合、排列和编目。公文办结后,公文起草部门应及时将公文原稿和有关材料送综合部管存,按年度进行分类整理,列清目录,立卷归档。个人不得保存应归档的公文。对不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要进行加工。整理时要充分利用原有基础,按照文件之间的历史联系,分门别类,使整理出来的档案能够反映历史活动的真实面貌,便于保管利用。

文书档案按《铁路归档文件整理规则》(办档〔2003〕14号)、《电子文件归档与管理规范》(gb/t18894-2002)执行;

基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、招投标档案按《铁路科学技术档案分类与代码》(tb/t1588-2005)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(gb/t11822-2000)、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(gb/t17678-1999)执行;

会计档案按《铁路系统会计档案管理实施细则》(办档〔1998〕22号)及《铁路系统会计档案管理实施细则补充规定》(办档〔1999〕22号)执行;

声像档案按《铁路声像档案管理暂行办法》(办档〔1993〕14号)执行;

照片档案按《照片档案整理》(gb/t11821-2002)执行。

第十六条 立卷、归档应做到:

(一)文件、资料及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

(二)正确反映项目管理机构的主要业务工作情况,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范围应按规定的范围归档,并根据公文内容确定保管期限。

(四)应归档的公文要收集齐全,分类准确,组卷合理;卷内公文排列系统,编号清楚;案卷标题简明确切,语言通顺;装订要整齐、结实,卷皮字迹要工整。

第十七条 归档时间:

文书档案:当年形成的文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档。

基本建设档案:业务部门形成的按年度归档,施工单位形成的在其工程项目竣工验交后三个月内归档或分阶段、单项归档。

会计档案:在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后(出纳人员不得监管会计档案)向档案室移交。

招投标档案:应在每个项目招标结束后归档。

科学研究档案:应在每项科研课题完成或停止后归档。

设备仪器档案:应在每个设备仪器安装调试或使用后归档。

电子文件、照片及底片、声像材料、实物等载体的文件材料可随时归档或与纸质文件的归档时间一致。

第十八条 没有归档和存查价值的公文,经公司有关人员鉴别和分管领导人批准,在立卷归档工作结束后销毁。一般公文,在收发文簿上加盖“销毁”戳或清册销毁,秘密及以上公文要填写销毁清单,并有两人监销,保证不丢失、不漏销。

第十九条 档案鉴定工作应根据档案的保存价值,从范围(政治、经济、文化)、从时间(现实的、当代的和将来的)、从有用性(作参考、作凭证)等各方面全面地估计和预测,确定需要保存的档案和保存时间,销毁已失去价值的档案,达到有区别有重点地保存档案。对已过保管期限的档案适时提出销毁建议,经综合部负责人审核同意,报公司分管领导批准后实施。

第二十条 工程建设所有档案资料原则上不得外借,如需调阅、复印,必须经公司领导批准。

第二十一条 项目竣工后,各部门要做好所有档案资料移交工作或自存备查。

第四章 附则

第二十二条 本办法由综合部负责解释。

第二十三条 本办法自发布之日起施行。

【第13篇】营销档案管理办法

营销档案管理规定

第一条客户基本信息档案管理

现有来往的老客户的基本信息一年进行一次调查,每月沟通复检,由责任营销员执行,年检的每年度3月底前把客户基本信息表交市场分部归档。

新客户的资料在第一次交易结束后10个工作日内,责任营销员把客户基本信息表交市场部分,下一年归入老客户。

交基本信息表时市场分部负责登记,并对各责任营销员完成情况进行记录,作为考核依据。

市场分部把客户基本信息表录入计算机系统,供相关人员查询。年度进行系统备份,交公司档案室。

第二条商务文件档案管理

客户订货传真、订货电话等,责任营销员应作台账登记,市场分部每半年组织检查一次。

销售合同一式肆份签订,双方盖章后各执2份原件,我方客户服务部合同管理人员保存一份,财务保存一份,并由客户服务分部录入计算机系统,便于查询。传真签订的合同双方盖章后责任营销员复印1份交客户服务部保存。客户服务部把合同装订归档,年底交公司档案室。

合同评审相关手续完成后,合同评审单由客户服务部合同管理人员统一保管,一定时间后装订成册归档处理。年终交公司档案室。

发生退换货的,相关手续办理结束后,客户服务部要保留一份退换货单,并建立客户退换货台账。

以电话、传真形式向客户服务分部进行投诉的,客户服务分部要按要求填写客户投诉单交有关部门和人员处理,客户服务分部还要做好客户投诉台账,详细记录投诉情况和处理情况。

第三条交易档案管理

产品发出后二天内,客户服务分部统计人员按发货单录入计算机系统,核对人员进行核对。发货单装订归档,年底交公司档案室。

客户来款到达后二天,客户服务分部统计人员按财务提供的信息录入计算机系统,核对人员进行核对。

统计人员按月给各产品部、责任营销员提供销售和来款数据。

第四条其他档案管理

会议时,指定人员做好会议记录,会议结束后客户服务分部内勤人员进行整理,和会议的议案、决议一起进行分类归档。

市场营销部对外的发文以及公司各部门对市场营销部的发文,客户服务分部内勤人员进行分类归档。

市场营销部的各种规定、制度、方案等,客户服务分部要进行归档备份。

各种市场反馈信息、调查结果等,市场分部都要按期进行分析、作出报告文件,并进行归档。

市场分部进行的各种宣传策划、培训等,要做好记录并归档。

第五条各相关部门和人员要按规定传递和保管档案文件,以便于记录和查询,并遵循公司规定做好保密工作。市场分部每半年检查一次档案情况,检查结果作为考核相关部门和人员的指标。考核按《2004年市场营销部绩效考核办法》中日常工作质量考核的规定执行。

【第14篇】会计档案管理办法

《会计档案管理办法》已经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过,修订后的《会计档案管理办法》自2022年1月1日起就已经开始施行。下面是小编整理的《会计档案管理办法》 的具体内容,欢迎大家阅读。

会计档案管理办法

第一条 为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规,制定本办法。

第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。

第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导。

县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。

第五条 单位应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。

第六条 下列会计资料应当进行归档:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第八条 同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第九条 满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

第十一条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。

单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第十二条 单位会计管理机构在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

第十三条 单位应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。

单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

第十五条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限办理。

第十六条 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

第十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十条 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案,按照国家档案管理的有关规定处置。

第二十一条 单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置,各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务单位保存,并按照规定办理交接手续。

第二十二条 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应当由原各单位保管。

第二十三条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受单位的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。

第二十四条 单位之间交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。

第二十六条 单位委托中介机构代理记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及相应责任。

第二十七条 违反本办法规定的单位和个人,由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

第二十八条 预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

第二十九条 不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户,其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。

第三十条 各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门,新疆生产建设兵团财务局、档案局,国务院各业务主管部门,中国人民解放军总后勤部,可以根据本办法制定具体实施办法。

第三十一条 本办法由财政部、国家档案局负责解释,自2022年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)同时废止。

附表:1.企业和其他组织会计档案保管期限表

2.财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

【第15篇】某电网公司档案管理办法

1 总则

1.1为加强贵州电网公司(以下简称公司)档案管理工作的规范化、标准化和科学化,充分发挥各类档案在公司生产、经营和管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法规和南方电网公司的有关规定,结合公司实际,制定本办法。

1.2档案管理是公司基础管理工作的组成部分,是维护公司合法权益,记载公司发展过程的一项重要工作。档案是公司资产的一部分,受国家法律保护。各单位有承担保护档案的义务。

1.3公司的档案不向社会开放,只限于公司工作活动中使用。档案管理部门要严格执行国家和公司的保密规定,防止档案的失密、泄密。

1.4对在工作中不负责任,违反本办法,造成档案失损、损毁的,依照公司有关规定处理;触犯《档案法》、《刑法》的依法追究刑事责任。

2适用范围

本办法适用于公司所属各单位。

3定义

3.1公司档案是指公司在生产、经营、管理、工程建设、科学研究等活动中直接形成的,具有保存和利用价值的文件材料、图表、照片、录音(像)带、光盘、电子等不同形式、不同载体的原始记录。

3.2特殊载体主要指载体类型为非纸介质的档案。

4管理职责

4.1公司档案管理工作接受南方电网公司的统一领导,实行以本行业管理为主,地方档案行政管理部门业务指导为辅的管理体制,实行统一领导、分级管理。

4.2公司办公室是公司档案的归口管理部门。

4.2.1贯彻执行国家档案局以及上级机关颁布的有关档案工作的政策、法规和规定,制定公司及所属单位档案管理工作规范、制度及实施办法。

4.2.2负责对公司各部门及所属单位的档案工作进行监督、检查和业务指导,交流和推广公司档案工作经验。

4.2.3收集、保管本单位各类档案。

4.2.4进行档案修复,延长档案寿命,并负责组织档案鉴定和销毁工作。

4.2.5组织所属单位档案管理人员的培训工作。

4.2.6参与本单位系统科研成果、技术鉴定、工程竣工等项目文件资料的验收工作。

4.2.7做好档案统计和档案资料开发利用工作,积极提供各类档案资料信息,为公司发展服务。

4.2.8负责组织实施档案管理现代化工作,建设公司数字档案馆。

5 归档

5.1公司单位(部门)的档案由形成部门负责收集、整理、归档,单位档案部门负责对档案的收集、整理工作进行监督、检查和指导,对接收进档案室的档案进行集中统一管理并提供利用。

5.2各单位办公室应加强对法律文书归档工作的指导、督促和审查。

5.3各单位的部门专兼职档案员应及时将办理完毕的、应归档的资料收集齐全,按照归档文件整理规则和档案分类进行整理后在规定的时间内统一向档案室移交。对不符合归档要求的,档案管理部门有权提出整改意见、限期整改。

5.4归档范围包括本单位在各项工作活动中形成的,已办理完毕,具有查考利用价值的文字、图纸、图表、照片、录音、录像、电子文件、奖状、奖旗、奖杯、题词和字画等。(详参见《科技档案归档文件指导目录》及《贵州电网公司本部文书档案归档范围、时间及保管期限表》)

5.5归档要求

5.5.1归档的文件和材料要求齐全、完整和准确。各部门应注意日常工作中归档材料的形成和积累,做好收集整理工作,档案部门有权要求归档材料形成部门提供相应的资料,任何部门和个人不得以任何借口拒交文件。

5.5.2归档部门将归档文件按照归档规范在数字档案馆系统中录入,打印移交目录向档案室移交。

5.6归档时间

5.6.1文书档案(含信访档案、合同档案、审计档案、0-5大类照片档案)每年3月份以前移交上年的档案。

5.6.2科技档案在项目竣工(成果鉴定)3个月之内向档案室移交。

5.6.3会计档案每年12月底以前移交在财务部门保管了一年的档案(例如2008年12月底以前移前2006年的档案)。

5.6.4荣誉类、纪念品类实物档案在收到后一周内移交归档;证件类实物档案每年1月份以前移交;印章类实物档案在印章作废一月内移交归档。

5.6.5录音文件的归档时间为录制完成一周之内移交归档。

6归档方式

6.1文书档案采取档案管理部门与档案形成部门结合立卷的方式,即各部门兼职档案员按照档案室安排的时间,在档案室的指导下对本部门的帐外文件进行补充录入,对本部门的档案进行整理、编号,档案室装盒入库上架。

6.2科技档案由归档部门兼职档案员在专职档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入归档案卷及文件,对文件进行整理并立卷,打印文件移交目录,档案室对案卷进行编目并入库上架。

6.3会计档案由财务部门兼职档案员在专职档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入会计档案,对会计凭证、工资册、对帐单、帐簿、报表进行整理、装订,打印移交目录,档案室对案卷进行编目并入库上架。

6.4照片档案由各拍摄者在专业档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入照片档案并对一组关联照片进行组合,打印照片移交目录,档案室对照片档案进行整理、装册并入库上架。

6.5录音文件档案由录音者在专业档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入录音文件,打印录音文件移交目录,档案室对录音文件进行整理入库。

6.6实物档案由各部门兼职档案员在数字档案馆系统中录入实物档案,打印移交目录,档案室拍摄实物档案照片并与目录挂接,对实物档案进行编号并入库。

6.7光盘档案由归档部门将电子数据按照年度或项目刻录光盘,在数字档案馆系统中录入光盘档案,打印移交目录,档案室对光盘档案进行编号并入库。

6.8各类档案的归档方式和流程严格按照《贵州电网公司档案业务工作规范》(以下简称“规范”)中的相关要求执行。

6.9归档流程所涉及的部门有责任按时完成在归档过程中所承担的工作,保障档案收集的齐全、完整、准确、规范、及时和高效。

7档案的分类

7.1各类档案的整理和编目工作要遵循《贵州电网公司档案业务工作规范》中的整理规则、著录信息和目录格式规范。

7.2公司的档案分类、编码设置与实际工作密切结合,根据国家档案局对企业档案分类管理和南方电网公司对分类表的统一要求,以公司全部档案为对象,遵循档案形成的规律,依据公司职能,本着便于保管和利用的原则进行分类。

7.3公司档案共设置五大门类14个档案类型。

7.3.1文书档案。包括:0党群工作,1行政管理,2经营管理,3生产技术管理,4财务审计和5人事劳资,六个一级类目。

7.3.2会计档案。会计帐务类档案属于4大类财务审计类目下,但由于其管理方式与文书档案不同,因此单独设为一个门类。各单位可结合自身实际,根据其形成特点,增设类型分别编目、排架。

7.3.3科技档案。包括:电力系统生产调度(6大类),科学技术研究(7大类),基本建设(8大类),设备仪器(9大类)。

7.3.4特殊载体档案。其在传统的10个一级类目的管理范畴,在内容和分类上属于上述0-9大类类目,但由于存载体形式的不同,其保管方式也不同,因此在实际管理时设立单独的门类进行管理,包括:照片档案、磁性载体档案、录音文件、实物档案和电子文件光盘。其分类代字如下:

特殊载体档案名称

代字

照片档案

zp

磁性载体档案

c*

录音文件

ly

实物档案

sw

光盘

gp

7.3.5电子类文件(ed)。

8 档案管理

8.1根据《档案法》第十三条规定,为便于档案的管理和利用,档案室应建立健全各项规章制度,并制定严格的考核和奖惩办法。档案管理制度主要有《库房管理制度》、《电子档案保管制度》、《保密工作制度》、《统计制度》、《鉴定、销毁制度》等。

8.2档案室要设置规范的档案专用库房及档案柜架。必须做到“三室分设”,即档案室(库)、工作室、阅览室。档案库必须坚固、严密,做到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防磁。

8.3档案室须配备温(湿)度控制设备、计算机、复印机、激光扫描仪、打印机及影像设备等。

8.4各种载体的档案进入库房前必须进行检查和必要的技术处理,定期进行库藏档案的清理和核对工作,发现情况,立即采取抢救措施。

8.5公司部门要定期对档案的接收、移出、保管数量和状况及利用情况进行统计。

9档案的开发利用

9.1开发利用档案信息是档案工作的重要任务。档案部门要积极开展档案信息开发、利用工作,严格执行档案开发利用的相关制度和规范,为公司各项工作服务。档案的开发利用制度和规范主要有《档案借阅制度》、《档案编研工作规范》

9.2档案部门要积极主动配合档案利用者,并为其提供方便。公司档案室可根据档案特点及工作需要,重点编写具有参考价值的资料。如:全宗介绍、年鉴、专题介绍、科研项目及成果简介等。

9.3档案的开发与利用必须严格执行档案保密制度。若有违反者,按国家相关法律法规执行。

10 附则

10.1本办法由公司办公室负责解释。

10.2本办法自印发之日起实行。

10.3《贵州电网公司档案业务工作规范》《贵州电网公司档案管理工作规范》《贵州电网公司数字档案馆系统管理规范》《档案目录格式、标准表单》是本办法的具体管理规范,与本档案管理办法具有相同的效力。